Webshop összekötése ügyviteli rendszerrel, számlázóprogrammal vagy más külső szoftverrel

Egy komolyabb webshop vagy webes rendszer ma már ritkán működik teljesen önállóan. A termékadatokat, készletinformációkat, rendeléseket és számlázási adatokat sok esetben egy vállalatirányítási vagy ügyviteli rendszer kezeli, miközben a vásárló a webáruházban adja le a rendelését. Ilyenkor fontos kérdés, hogyan lehet a két rendszert összekötni úgy, hogy az adatok automatikusan és megbízhatóan kerüljenek át egyik rendszerből a másikba.

Munkánk során már számtalan különböző ügyviteli rendszerrel, számlázóprogrammal és egyéb külső szoftverrel kapcsoltuk össze webáruházainkat és weboldalainkat. Nem egyetlen előre elkészített integrációs megoldásban gondolkodunk, hanem mindig az adott rendszerhez és az adott feladathoz készítjük el a szükséges kapcsolódást.

Milyen külső rendszerrel köthető össze egy webshop?

Gyakorlatilag bármilyen olyan külső szoftverrel megvalósítható az együttműködés, amely valamilyen formában képes adatokat fogadni és adatokat szolgáltatni. Nem feltétlenül szükséges hozzá klasszikus API.

Az adatkapcsolat történhet például API-hívásokkal, FTP-n keresztül átadott fájlokkal vagy más technikai megoldással. Az adatok pedig érkezhetnek XML, JSON, CSV vagy akár más formátumban. Számunkra ez önmagában nem akadály: az adott rendszer működéséhez igazítjuk az integrációt, és nem fordítva.

Ez azért is fontos, mert két rendszer összekötésénél nem pusztán az adatok technikai átvitele a feladat. Meg kell határozni azt is, hogy melyik rendszer milyen adatokat kezel, mikor történjen a szinkronizálás, mi legyen egy módosítás vagy hiba esetén, és hogyan kerüljenek vissza az adatok a másik rendszerbe.

Milyen ügyviteli és számlázó rendszerekkel dolgoztunk már?

Az évek során többek között az alábbi rendszerekkel valósítottunk meg adatkapcsolatot és különböző szintű szinkronizációt:

• Actual
• Apollós
• Billingo
• ClearAdmin
• Enso
• Kulcs-Soft
• Mistral
• SabeeApp
• Számlázz.hu
• Symbol
• Vectory

A felsorolás természetesen nem teljes, hiszen az évek során számos további, kisebb vagy teljesen egyedi fejlesztésű rendszerhez is készítettünk kapcsolódást.

Az integráció jelenthet egyszerűbb adatátadást, de akár összetett, kétirányú szinkronizációt is. Egy webshop például megkaphatja az ügyviteli rendszerből a termékeket és azok árait, a készletinformációkat, majd a leadott rendelések visszakerülhetnek az ügyviteli rendszerbe. Ezt követően a számlázás eredménye vagy a készletváltozás ismét megjelenhet a webshopban.

Nemcsak a termékek és a rendelések szinkronizálhatók

Az ilyen integrációk egyik gyakori feladata a termékadatok, árak, készletek és rendelések automatikus összehangolása, de ennél jóval több minden megoldható.

A webáruházban leadott rendelésből például automatikusan létrejöhet a szükséges adat az ügyviteli rendszerben, elindulhat a számlázás, majd a számla adatai visszakerülhetnek a webshopba. Ugyanígy megoldható, hogy az ügyviteli rendszerben módosított termékadatok vagy készletinformációk automatikusan megjelenjenek a webáruházban.

A lényeg minden esetben az, hogy ne legyen szükség ugyanannak az adatnak a többszöri, kézi rögzítésére. Egy jól kialakított rendszerkapcsolat nemcsak kényelmesebb, hanem a hibázás lehetőségét is jelentősen csökkenti.

A csomagfeladás is automatizálható

Hasonló feladat, amikor nem egy ügyviteli rendszerrel vagy számlázóprogrammal kell adatot cserélni, hanem a webshopban leadott rendelések futárszolgálathoz történő feladását szeretnénk automatizálni.

Ilyen megoldást többek között az MPL, GLS, DPD és FedEx esetében is készítettünk. A webshop rendelési felületén a megfelelő rendelés kiválasztása után egy gombnyomással elindítható a csomagfeladás. A címzett adatai automatikusan bekerülnek a futárszolgálat rendszerébe, és elkészülnek a szükséges szállítási címkék.

Így a munkatársnak már nem kell a nevet, címet és egyéb adatokat külön begépelnie a futárcég felületén. A rendelésből közvetlenül létrejöhet a futárszolgálat számára szükséges feladás, a címkét pedig már csak ki kell nyomtatni és a csomagra helyezni.

Egyedi rendszerekhez is tudunk kapcsolódni

Nemcsak a széles körben használt ügyviteli, számlázási vagy futárszolgálati rendszerekkel lehet kapcsolatot kialakítani. Több projektben dolgoztunk már kisebb, speciális vagy teljesen egyedi szoftverekkel való együttműködésen is.

Ilyen volt például a Cofidis automatikus hitelbírálati rendszerével, a PastPay-jel vagy különböző bankkártyás fizetési rendszerekkel kialakított kapcsolat. Ezek mellett számos olyan integrációt is készítettünk, amely egy adott ügyfél saját, egyedi szoftverének működéséhez igazodott.

Ez az egyik előnye az egyedi webes fejlesztésnek: nem kell a webáruház működését egy kész integrációs lista korlátaihoz igazítani. Ha egy vállalkozás már használ egy jól bevált ügyviteli rendszert, raktárprogramot, számlázót vagy más speciális szoftvert, akkor megvizsgáljuk, milyen adatkapcsolat alakítható ki vele, és ennek megfelelően készítjük el a webes oldalt.

Az integráció mindig az adott feladathoz készül

Egy webshop és egy külső rendszer összekötése ezért nem egyszerűen azt jelenti, hogy „van hozzá API vagy nincs”. A valódi kérdés az, hogy milyen adatokat kell átadni, milyen irányban, milyen időzítéssel és milyen szabályok alapján.

Lehet, hogy az egyik projektben egy API jelenti a megfelelő megoldást, egy másik esetben pedig teljesen megfelelő egy meghatározott formátumú XML vagy CSV fájl automatikus átadása FTP-n keresztül. A technológia az adott feladathoz igazodik.

Mi az adott szituációhoz készítjük el a megoldást, ezért nem jelent problémát az sem, ha egy kevésbé elterjedt vagy teljesen egyedi külső rendszerhez kell kapcsolódni.

Ha egy meglévő ügyviteli, számlázó-, készletkezelő, futárszolgálati vagy más üzleti rendszer és egy új webshop vagy weboldal között szeretne automatizált adatkapcsolatot kialakítani, érdemes már a fejlesztés elején megvizsgálni az integráció lehetőségeit. Egy jól megtervezett rendszerkapcsolattal jelentős mennyiségű manuális munkát lehet kiváltani, miközben az adatok gyorsabban és kevesebb hibalehetőséggel jutnak el a megfelelő rendszerbe.
 

Amikor maga a webshop is ügyviteli rendszerként működik

Eddig elsősorban arról volt szó, hogy egy webshopot kapcsolunk össze egy külső ügyviteli vagy más üzleti rendszerrel. Több projektünkben azonban éppen az ellenkező irányból közelítettünk: olyan, a webshop mögött működő egyedi rendszert építettünk, amely részben vagy akár teljes egészében képes kiváltani a különálló ügyviteli rendszer bizonyos funkcióit. Egy ilyen rendszerben kezelhetők az ügyfelek és rendelések, az akciók és promóciók, a termékek és készletek, a beszerzések, a különböző statisztikák, illetve a vállalkozás belső folyamatai is követhetők. Ahogy egy webshop egyre nagyobbá és összetettebbé válik, egyre több olyan speciális igény merül fel, amelyre egy általános célú, mindenki számára azonos módon működő szoftver nem feltétlenül ad jó választ. Ilyenkor az adott cég működéséhez igazított egyedi fejlesztés sokkal hatékonyabb lehet, hiszen nem a vállalkozásnak kell a szoftverhez alkalmazkodnia, hanem a rendszer készül az adott folyamatokra. Így olyan megoldás alakítható ki, amely valóban a napi működést támogatja, felesleges kerülőutak és kompromisszumok nélkül.